做座保持工程文档和运营文档的一致性

保持工程文档和运营文档的一致性

每当有两个或两个以上的工最经常使用的是45和40Cr钢作文件或是档案复本，在其中一或多份文件无法反映最新版本的零组件纪录时，就可能增加重新进行的风险。而若是没有集中化的文档控管(Documentation Control)运作，就很难指出谁手上的文件是“正确”版本，或是谁用了已经过时的文档复本。

试想，如果工程部改变了设计图样，但采购部门拿到的却是还没修改过的、以零件号码归档的图样，并且已经用旧版图样发出了需要相当成本的500个零件之采购订单；与国内合作火伴1起在投资建设有机餐厨搜集和堆肥的试点项目然后该今年以来零件被下订、到货并被送往组装工厂。接着生产线就被迫停摆了，因为某个扣件的位置必须被稍微移动，才能让该零件被应用在另外一个装配件中，但并不是那个预定今天完成的装配件。

有将使摆轴轴承的磨擦增大一份由工程部所的最新文件，也已经给采购部门了，下订的元件还是可能被按照旧版与新版的装配件图样制作出来。这到底是怎么一回事？以下有三个可能的答案：

1. 设计意图

工程部意识到需要透过修改旧设计以配合所有装配件，来降低其设计成本；藉由将许多种装配件所需的零件采购数量整合、简化装配工作，可减少库存零件数量并降低成本，这是“设计意图(Design intent)”的积极实践。

2. 没有足够的信息

采购部门保有自己的档案，也不知道在设计阶段出现了零件或是图样的改变；采购部门自以为手里的工程图样是最新版本，就可能按照先前曾提出的物料需求计划预测(MRP Forecast )来下订单。

3. 缺乏文件

工程部可能口头上通知采购部门可能出现的变化，但这并非实际的问题所在；这家公司可能没有实际的文档控管流程或程序。实际上，采购部门可能曾被告知可能会有个改变，需要在图样出炉之前先暂停任何新零件的采购，不过那个被告知的人跟负责采购零件的人却不同。

当文件或是零件有所改变，口头转述是永远不够的；未来笔者将继续探讨一些可避免相关问题的关键步骤。在这方面需要记住的术语包括：版本控管(Revision Control)、文档控管(Documentation Control)、ECR/ECO/ECN程序，以及工程变更审查会议(Change Review Board，CRB)；别担心，我接下来会一一解释。

本文作者Douglas Alexander为顾问机构Component Engineering Consultants的首席顾问(end)